Положение об участии в благотворительных и бесплатных мероприятиях

Общая информация о компании

1. Компания "Технологии событий" осуществляет прием и обработку заявок на бесплатные, некоммерческие и прочие мероприятия в период с 1 сентября по 20 декабря года предшествующего году проведению мероприятия, но не менее чем за 30 дней до начала подготовки к мероприятию.

2. Организатор мероприятия должен предоставить техническое задание содержащее следующую информацию:

  • Информацию об организаторах мероприятия, ответственных представителях от организаторов с указанием их контактных данных
  • Место проведения мероприятия (Адрес, номер или наименование помещения, в котором будет проходить мероприятие, этаж (наличие грузового лифта, если этаж не первый).
  • Дата и время предполагаемого монтажа оборудования (монтаж оборудования сотрудниками компании Технологии событий может занимать от 1 часа, в зависимости от сложности монтажа)
  • Дата проведения мероприятия
  • Время начала мероприятия
  • Продолжительность мероприятия
  • Формат мероприятия
  • Цели и задачи мероприятия
  • Ожидаемое количество посетителей
  • Необходимое оборудование (звуковое, световое, проекционное)
  • Необходима ли работа технических специалистов

3. Предоставить и согласовать медиаплан мероприятия, включающий в себя информацию о количестве и формате упоминаний о компании в течении мероприятия и при подготовке к нему.

4. При публикации в социальных сетях согласовать содержание постов, а также предоставить информацию о страницах на которых будет размещаться информация о компании.

5. При наличии полиграфической продукции, и включении в нее логотипов компании, необходимо согласовать макеты этой продукции.

6. Монтаж предоставленного оборудования производится только технической группой компании, и оплачивается в полном объёме в соответствии с тарифами компании.

7. Организатор обязан обеспечить присутствие, на время монтажа оборудования на площадке, электрика и/или энергетика, а также других специалистов ответственных за работоспособность помещения во время подготовки и проведения мероприятия.

8. При наличии контрольно-пропускного режима или ограничения по времени погрузочно-разгрузочных и монтажных работ, обеспечить беспрепятственный проезд автомобилей с оборудованием и присутствие персонала на протяжении всего хода подготовки, проведения и демонтажа оборудования.

9. На все время подготовки, проведения мероприятия и демонтажа оборудования, обеспечить беспрепятственный доступ сотрудников компании и приглашенных компанией дополнительных технических специалистов.

10. Назначить ответственного представителя для решения вопросов возникающих в ходе монтажа оборудования, подготовке и проведении мероприятия, а также демонтажа оборудования.

11. Не позднее чем за 20 (двадцать) дней до начала мероприятия (начала монтажа оборудования на площадке) предоставить пакет документов необходимый для его реализации, а именно:

  • Технический тайминг (отражающий информацию о плане подготовки и площадки к мероприятию и плане демонтажа после проведения мероприятия);
  • Для крупных мероприятий и мероприятий проводимых в разных локациях также необходимо предоставить тайминг мероприятия
  • Сценарий и сценарный план мероприятия;
  • Для массовых мероприятий и митингов проводимых в общественных местах необходимо предоставить заверенное Администрацией города (района) уведомление о проведении такого мероприятия;
  • При наличии ограничений на въезд автотранспорта, завоз оборудования или пропускного режима предоставить пропуска для автотранспорта и технического персонала компании, а также заверенное ответственным за пропускной режим лицом уведомление "о временном размещении оборудования";
  • Любые другие документы необходимые для качественной реализации мероприятия.

12. При необходимости предоставить места для посетителей на мероприятии.

13. Согласовать правильное упоминание в социальных сетях, а также произношение на мероприятии названия компании, фамилий, имён и должностей представителей компании.

14. В случае, когда представитель компании является членом жюри конкурса или в процессе проведения мероприятия потребуется выход представителя компании на сцену, согласовать правильное произношение регалий и фамилии и имени представителя.

15. Предоставить фото и видео материалы как с символикой мероприятия или автора материалов так и без нее, а также макеты с присутствием символики или информации о компании.

16. При отмене или переносе мероприятия заблаговременно предупредить о таком факте.

17. При проведении мероприятия на открытой площадке компания может отказать в проведении мероприятия в случае неблагоприятного прогноза погоды

18. Оборудование предоставляется компанией только на мероприятие указанное в заявке, в случае использования оборудования без согласования, организатор оплачивает стоимость аренды в размере 100%, согласно розничной стоимости услуг по аренде оборудования.

19. Площадка для проведения мероприятия должна соответствовать требованиям необходимым для проведения мероприятия, в том числе быть оборудована необходимыми точками подключения к электросети. 

20. В случае несвоевременного возврата оборудования, каждый день оплачивается согласно прайс-листа на стоимость аренды.

21. В случае если организатор не может обеспечить исполнение одного или нескольких пунктов данного положения, он обязан уведомить представителя компании о таком факте.

 

(Редакция: 3, принята 15.01.2018 года, действует с 15.01.2018 года)

 

 

 

 


ЗАЯВКА НА ПРОМО МЕРОПРИЯТИЕ
111.png
Техническое обеспечение мероприятий, аренда оборудования и сценических конструкций.
© 2018, Технологии событий

Вход для сотрудников и партнёров

aktom.png

Search